Najčastejšie otázky vašich zamestnancov pri implementácii monitorovacieho systému

Ján Špaček

V článku 6 rád, ktoré vám pomôžu predstaviť nový monitorovací systém vašim zamestnancom sme sa venovali problematike akceptovania takejto zásadnej zmeny v organizácii. Ako sa píše v článku, súčasťou procesu prípravy zamestnancov na implementáciu služby GPS monitoring vozidiel je zodpovedanie ich otázok. Mnohé z otázok, ktoré vám pravdepodobne zamestnanci budú klásť, vás môžu zastihnúť nepripravených. Nenechajte sa vyviesť z miery a zoznámte sa s tými najpravdepodobnejšími.
 

Otázka č. 1: Neveríte mi? Neveríte, že si moju prácu robím dobre?

V odpovedi na túto otázku by ste mali jednoznačne dať najavo, že svojim podriadeným veríte. Avšak manažment vozového parku je nesmierne náročný a finančne nákladný. Práve preto ste sa rozhodli inštalovať systém monitoringu vozidiel. Jeho hlavným účelom je efektívnejšie riadenie firemnej flotily. Využívanie firemných vozidiel je obrovskou zodpovednosťou a monitoring v mnohých smeroch odbremení i samotných zamestnancov.
 

Otázka č. 2: Je takéto sledovanie zamestnancov legálne?

Vysvetlite zamestnancom, že služba monitoring sa nijak nelíši od toho, keď s nimi vo vozidle sedí ich nadriadený a sleduje, ako jazdia. GPS monitoring vozového parku je úplne bežný vo veľkých, stredných aj malých organizáciách v Európe a Spojených štátoch a je absolútne v súlade so zákonom.
 

Otázka č. 3: Čo presne budete sledovať?

Odpoveď na túto otázku závisí predovšetkým od toho, aký balík služieb sa rozhodnete využívať. Kompletný zoznam cenových balíčkov služieb Telemonitoru nájdete tu. Určite však budete zaznamenávať polohu vozidla a jeho rýchlosť, budete mať prehľad o každom zastavení, dĺžke státia, o najazdených kilometroch a priemernej spotrebe a ďalších prípadných udalostiach. Toto všetko majú zamestnanci právo vedieť.
 

Otázka č. 4: Čo sa stane, ak prekročím rýchlosť?

GPS monitoring vás samozrejme na prípady prekročenia rýchlosti upozorní. Čo však odpoviete na túto otázku, závisí výhradne na vás. Mali by ste však mať dopredu ujasnené, aká bude vaša odpoveď. Môžete sa rozhodnúť prekročenie rýchlosti tolerovať alebo ho sankcionovať, napríklad tak, že na základe opakovaného porušovania rýchlosti podriadenému strhnete časť variabilnej mzdy. Je na vás, ako budete k tomuto problému pristupovať a aké správanie očakávate od svojich zamestnancov.
 

Otázka č. 5: Čo ak potrebujem na firemnom automobile vybaviť niečo, čo sa netýka mojej pracovnej náplne?

Opäť raz vaša odpoveď závisí absolútne od vás. Je však nevyhnutné, aby zamestnanci boli oboznámení, či majú povolené súkromné jazdy a zastavenia alebo či môžu po pracovných hodinách využívať zverené vozidlo pre vlastné účely. Mnohí zamestnávatelia sa rozhodnú zamestnancom povoliť  súkromné jazdy ako formu zamestnaneckého benefitu. Systém Telemonitor umožňuje prepínanie medzi súkromnými a pracovnými  jazdami, čo uľahčí administratívu a zamestnanci počas súkromných jázd nie sú monitorovaní, čo zabezpečí ich súkromie.
 

Otázka č. 6: Čo ak systém zlyhá a ukáže nesprávne informácie?

Ak ste sa rozhodli investovať do dôveryhodného produktu, zlyhanie systému je takmer vylúčené. Napríklad systém Telemonitor garantuje 99,8% spoľahlivosť. Zamestnanci by však mali byť uistení, že ak by k došlo k situácii, kedy systém dokázateľne zlyhá a zobrazí nesprávne informácie, ktoré ich uvrhnú do zlého svetla, nebude voči nim vyvodzovaná žiadna zodpovednosť.
 

Otázka č. 7: Čo ak potrebujem zmeniť trasu, resp. najazdím viac kvôli aktuálnej dopravnej situácii?

Odpoveď samozrejme závisí od toho, ako nastavíte pravidlá. Cieľom GPS monitoringu však nie je vašich pracovníkov obmedzovať vo výkone ich pracovnej náplne alebo spôsobovať v nich strach robiť vlastné rozhodnutia za volantom. Našim odporúčaním je povoliť zamestnancom rozhodnúť sa, kedy je vhodné zmeniť trasu, napríklad z dôvodu dopravnej zápchy alebo dopravnej nehody.
 

Otázka č. 8: Dovolíte mi nahliadnuť do reportu, ktorý sa týka mojich jázd?

Zasa raz je na vás, či zamestnanci budú mať možnosť nahliadnuť do reportov alebo mať k dispozícii niektoré z dát dostupných v administratívnom rozhraní GPS monitoringu. Dôkladne si zvážte plusy a mínusy riešenia, ktoré zvolíte. Na jednej strane môžete vzbudzovať nedôveru zo strany zamestnancov, ak im reporty nesprístupníte, na strane druhej im možno dáte priestor na zbytočnú diskusiu alebo spochybňovanie zozbieraných dát, ak k nim prístup budú mať.
 

Otázka č. 9: Budem mať možnosť vysvetliť prípadné nezrovnalosti alebo jazdy, ktoré sa javia ako nesúvisiace s pracovnou náplňou?

Aj táto odpoveď závisí od toho, ako si nastavíte vnútorné pravidlá.  Zamestnanci by však mali mať možnosť vysvetliť závažnejšie porušenia pravidiel alebo prípadné jazdy, ktoré sa javia ako nesúvisiace s výkonom ich práce. I tu platí, že by vaši podriadení nemali mať pocit, že monitorovacie zariadenie je iba nástrojom dokazovanie ich chýb.

Pre viac informácií o tom, ako reagovať na zložité otázky vašich zamestnancov o GPS monitoringu, nás neváhajte kontaktovať telefonicky na čísle +421 (2) 4820 9711 alebo emailom na info@movys.sk.