3 spôsoby, ako bojovať proti čiernym jazdám vo vašej firme

Ján Špaček

Náklady na vozový park často krát predstavujú obrovskú položku v účtovníctve väčšiny podnikateľov. Nehovoríme iba o nákladoch spojených s obstaraním automobilov, hovoríme predovšetkým o nákladoch spojených s prevádzkou a údržbou firemných vozidiel. Pri neustále rastúcich cenách pohonných hmôt a vysokých cenách poistenia sa efektívna správa vozového parku stáva nevyhnutnosťou - či už sa firemná flotila skladá z 3 osobných áut alebo z 10 kamiónov.

Ceny benzínu ani poistiek, bohužiaľ, ovplyvniť neviete. Čo je však plne vo vašich rukách, je efektivita využívania vašich vozidiel zamestnancami a množstvo najazdených kilometrov. Ako však tieto faktory efektívne kontrolovať?

Nie je tajomstvom, že zamestnanci často a radi využívajú firemné vozidlá na súkromné účely, aj keď im to zamestnávateľ vyslovene zakazuje. Nie je nič jednoduchšie, ako po ceste z pracovného stretnutia zbehnúť do obchodného centra na rýchly nákup. Vyhovoriť sa na zdržanie v dopravnej zápche je ešte jednoduchšie. Zamestnávateľovi vznikajú náklady vďaka zbytočne prejazdeným kilometrom, zamestnanec navyše nevyužíva svoju pracovnú dobu na prácu, za ktorú je platený. Čierne jazdy sú reálnym problémom slovenských podnikateľov, ktorým sa takto každoročne navyšujú celkové náklady o stovky až tisícky eur.

Bojovať proti takémuto plytvaniu môžete aj vy, stačí vedieť ako na to. Toto sú 3 najčastejšie spôsoby, ako bojovať s čiernymi jazdami svojich zamestnancov:
 

1. Osobná kontrola

Najjednoduchší, ale zároveň najneprofesionálnejší spôsob eliminácie čiernych jázd je osobná kontrola vašich zamestnancov. Vykonávať ju môžete napríklad telefonicky, overovaním prítomnosti zamestnanca u obchodného partnera, dodávateľa alebo zákazníka.

Nevýhodou tejto metódy je jej časová náročnosť. Obvolávanie dodávateľov a zákazníkov by sa ľahko mohlo stať vašou hlavnou pracovnou náplňou. Navyše, problémom je strata dôvery zo strany zamestnancov ako i okolia. Ak vy vašim zamestnancom neveríte, prečo by mali ostatní? Ak chcete pôsobiť profesionálne a dôveryhodne, tento spôsob eliminácie čiernych jázd určite neodporúčame.
 

2. Kontrola knihy jázd

Fyzické a právnické osoby podľa zákona o dani z príjmov § 19 ods. 2 písm. l musia viesť knihu jázd (ak sa nerozhodnú uplatňovať 80% paušálne výdavky alebo sledovať výdavky satelitným systémom) ak používajú v súvislosti s výkonom svojej činnosti vozidlo zahrnuté do obchodného majetku.

Porovnávanie stavu tachometra so zápiskami v knihe jázd je často jediným nástrojom, ktorý podnikatelia využívajú na kontrolu najazdených kilometrov a spotrebovaného paliva. Bežná je však praktika dodatočnej zmeny skutočného účelu jazdy zo strany zamestnancov. Skresľujú tak realitu a získať verný obraz o tom, či zamestnanec využíva auto na nepovolené jazdy, je v mnohých prípadoch nemožné. Prax ukazuje i to, že zamestnanci sú nedôslední a často krát vypĺňajú údaje spätne, čo znižuje hodnovernosť dát.

Výhodou je v tomto prípade relatívna jednoduchosť a finančná nenáročnosť riešenia. Nevýhodami sú obrovská nepresnosť informácií a priestor pre manipuláciu s dátami v prospech zamestnancov. Pre zamestnancov a zamestnávateľov navyše vedenie knihy jázd predstavuje nepríjemnú administratívnu záťaž, je časovo náročné a neefektívne.
 

3. GPS monitoring vozidiel

Odpoveďou na nedostatky predchádzajúcich dvoch riešení je GPS monitoring vozidiel. Ak si vyberiete kvalitný a spoľahlivý produkt, vaše informácie budú vždy presné, aktuálne a zamestnancom nezmanipulovateľné. Dobrý monitorovací systém za vás automaticky vedie elektronickú knihu jázd, ktorá je absolútne presná a spoľahlivá. Zamestnancov navyše odbremení od ručného vypisovania, vďaka čomu budú mať viac času venovať sa svojej skutočnej práci. Vďaka satelitnému monitorovaniu vozidiel máte v rukách reálny obraz o tom, ako efektívne sú vaše firemné vozidlá využívané a v každom okamihu si viete ich polohu skontrolovať. Systém vás informuje o každej jazde nad rámec pracovných povinností a o každom zbytočnom zastavení zamestnanca.

Jedinou zdanlivou nevýhodou satelitného riešenia môže byť cena. Faktom však je, že implementácia GPS monitoringu je investícia. Investícia, ktorá sa vám niekoľkonásobne vráti už v prvých mesiacoch. Ide o technologicky vyspelé riešenie, ktoré vám zaistí presnosť a hodnovernosť údajov a odbremení vás od zbytočnej administratívy.

Pre viac informácií o rentabilite GPS monitoringu nás neváhajte kontaktovať telefonicky na čísle +421 (2) 4820 9711 alebo emailom na info@movys.sk.